تتكون عملية إقفال نهاية الشهر من مهام مثل تسوية الحساب، وإدخالات دفتر اليومية، وإعداد التقارير المالية، وكلها مطلوبة لتحقيق صورة دقيقة لأداء الأعمال وضمان الامتثال. فهو يعتمد على العديد من الأشخاص والتكنولوجيا والعمليات؛ ونتيجة لذلك، تواجه المنظمات تحديات مثل عدم اتساق البيانات والعمليات، فضلاً عن الافتقار إلى توحيد المعايير.
يمكن أن تستغرق عملية الإغلاق في نهاية الشهر وقتًا طويلاً، حيث تكرس الفرق المالية وقتًا وجهدًا كبيرين لما ينبغي أن يكون عملية مبسطة. وفقًا لاستطلاع المعايير المفتوحة للمحاسبة العامة الذي أجرته APQC، يحتاج 25% من المشاركين إلى 10 أيام تقويمية أو أكثر لإكمال عملية الإغلاق النهائي الشهرية. عندما يتم قضاء وقت أقل في عملية إغلاق نهاية الشهر، يمكن قضاء المزيد من الوقت في تقديم المزيد من الرؤى الإستراتيجية لقادة الأعمال.
عندما تواجه عملية إغلاق نهاية الشهر صعوبات، قد يكون من الصعب معرفة ما يجب فعله، وقد يبدو من الأسهل عدم القيام بأي شيء والالتزام بالوضع الحالي، حتى لو كان مملاً ومرهقًا. في هذه المدونة، سننظر في بعض الطرق لتحسين عملية الإغلاق في نهاية الشهر.
تحسينات على عملية الإغلاق في نهاية الشهر
أتمتة
يمكن أن تعمل الأتمتة على تحسين عملية الإغلاق في نهاية الشهر بعدة طرق، بما في ذلك زيادة الكفاءة التشغيلية والشفافية والسرعة. ومع ذلك، كثيرًا ما تتأخر المهام بسبب الاعتماد على الشخص الرئيسي أو الأولويات المتنافسة. أفضل مكان للبدء عند إدخال المزيد من الأتمتة في عمليات الإغلاق في نهاية الشهر هو غالبًا المهام العادية والمتكررة.
تخلص من الأنظمة المتباينة
إذا كنت تقوم بتخزين البيانات على نظام أساسي غير صحيح، أو تستخدم عددًا كبيرًا جدًا من الأنظمة المتباينة، أو تحاول العمل حول نظام أساسي غير مصمم للقيام بشيء ما، فقد يتأخر إغلاق نهاية الشهر. إن محاولة دمج أنظمة متباينة متعددة وجعلها متوافقة مع بعضها البعض ليس من الممكن دائمًا.
وفي ظل الأنظمة المتباينة، من الصعب تقديم البيانات في الوقت الفعلي، وهنا يأتي دور التقييس.
قم بعمل نسخة احتياطية لبياناتك
بصرف النظر عن التأكد من أن أنظمة المحاسبة الخاصة بك مجهزة بالكامل ومحدثة، فإن عدم حفظ بياناتك أو نسخها احتياطيًا يمكن أن يتسبب في تأخير آخر في عملية نهاية الشهر. القاعدة الأساسية الجيدة التي يجب اتباعها هي الحفاظ على أمان كل معاملة أو رقم مهم في السحابة أو في نظام لا يفقد هذه المعلومات القيمة. إنها أيضًا فكرة ذكية أن تتأكد من أن مساحة التخزين الخاصة بك عبر الإنترنت يتم نسخها احتياطيًا وآمنة بشكل منتظم. يمكن أن يؤدي فقدان البيانات الهامة إلى أخطاء هائلة في الأرقام التي يجب أن تكون دقيقة.
احصل على البيانات في الوقت الحقيقي
بالنسبة لأولئك المشاركين في عملية إغلاق نهاية الشهر، تمثل السرعة والدقة تحديات مستمرة. تبحث العديد من المنظمات عن المعلومات بوتيرة سريعة. ومع ذلك، يجب أن يكونوا قادرين على الثقة في البيانات التي يتصرفون بناءً عليها.
لا تستطيع العديد من الفرق المالية الوصول إلى البيانات الدقيقة إلا في نهاية الشهر. لا ينبغي أن تضطر الفرق المالية إلى الانتظار حتى نهاية الشهر للوصول إلى الأرقام.
حافظ على عملية إغلاق مبسطة ودقيقة في نهاية الشهر
الأخطاء أمر لا مفر منه للجميع، ولكن في بعض الأحيان، مثل نهاية الشهر، يمكن أن تكون مكلفة. يؤدي تبسيط عملية الإغلاق في نهاية الشهر إلى إلغاء الحاجة إلى العمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً أو مخاطر استخدام بيانات غير دقيقة.
قم بالتبديل إلى نظام إدارة الخصومات الآلي اليوم لضمان حصول فريقك المالي على أدق البيانات الممكنة. يتيح لك Enable تسريع عملية المحاسبة في نهاية الشهر والسير على الطريق نحو النمو المربح.
